David, teamleider Publiekszaken bij Gemeente Soest: “We sturen zo actief op instroom en ontwikkeling van nieuwe mensen.”
Voor gemeente Soest is het traineeship geen bijzaak, maar een bewuste keuze. “Toen ik hier ruim drie jaar geleden begon, zag ik dat we binnen vier jaar zo’n 160 jaar aan burgerzakenervaring zouden kwijtraken. Dan weet je dat je daar nu al op moet voorsorteren. Ik heb daarom direct heel sterk ingezet op strategische personeelsplanning: hoe zorg je dat je jonge mensen binnenhaalt en ze zelf opleidt?”
Het traineeship ontstond vanuit een bestaande samenwerking met Aethon. “Zij waren al mijn standaardleverancier voor het KCC. Op de een of andere manier hebben zij telkens een gouden greep. Met studenten halen ze echt pareltjes uit de markt.” Die studenten blijken in de praktijk snel inzetbaar en opvallend sterk.
“Het zijn vaak laatstejaars of bijna-afgestudeerden, en daardoor heel snel inzetbaar. Wij zijn telefonisch alleen ’s ochtends bereikbaar, dus ik heb ze ook vooral vroeg op de dag nodig. Dat werkt heel flexibel: u vraagt, wij draaien.” Wat vooral opvalt, is de kwaliteit.
“Soms denk ik echt: die had ik zelf willen aannemen. En dat terwijl het nog studenten zijn.”
Toen David van het nieuwe product Traineeship Burgerzaken hoorde, viel dat meteen op zijn plek. “Daarbij wordt aanstormend talent uit de markt gehaald en ingezet op een plek waar ik mijn eigen nieuwe medewerkers ook laat starten: het KCC, ook al kunnen ze bij andere gemeenten soms direct aan de balie beginnen. Dus voor mij was dat echt één en één is twee.”
Het Traineeship Burgerzaken is een ontwikkelprogramma dat kandidaten voorbereidt op een carrière binnen de gemeentelijke organisatie. De trainees zijn hbo- en wo-afgestudeerden die bewust kiezen voor een carrière bij de overheid en combineren praktijkervaring met gerichte training. Ze werken 32 uur per week bij een gemeente én volgen een intensief vakgericht opleidingsprogramma via de zogeheten Aecademy, met een aantrekkelijke mix van zelfstudie, online modules en klassikale verdieping. “Na twee jaar heb je een ingewerkte professional.”
De trainee in Soest, Kirsten heet zij, startte, net als andere nieuwe medewerkers binnen onze gemeente, bij het KCC. Dat is voor David geen toeval. “Hier hoor je álle vragen: van ‘waarom staat de bladkorf er nog niet?’ tot schrijnende situaties van mensen die niet rondkomen. Je bent letterlijk de oren van de gemeente. Ik vind dat je de inwoner moet kennen. Dat is de basis van het vak.”
De meeste trainees hebben een relevante opleiding zoals bestuurskunde, social work of rechten gevolgd, maar Kirsten kwam uit de toerismebranche. Dienstverlening zit dus in haar bloed. “Zij moest dus opnieuw beginnen in een heel andere context en dat is spannend.” Maar dat hoort erbij in je loopbaan, zegt David: “Je denkt soms dat je de wereld aankunt, en dan kom je ergens waar je weer helemaal opnieuw moet leren. Dat geldt voor starters, maar ook voor mensen met werkervaring.”
Kirsten kreeg al snel verantwoordelijkheden die verder gingen dan alleen meelopen. “Ze heeft bijvoorbeeld de aanbesteding voor een nieuw burgerzakensysteem mede begeleid. Niet technisch, maar als spin in het web. Ze zorgde dat de juiste mensen werden betrokken en dat vragen op de juiste plek terechtkwamen. Dat heeft ze echt heel goed gedaan.”
Ook bij verkiezingen speelde de trainee een belangrijke rol. “We hebben in korte tijd twee verkiezingen gehad. Ze was een sterke ondersteuning binnen het projectteam, vooral op het gebied van planning en systemen.” Daarnaast draagt ze bij aan de dagelijkse organisatie van de afdeling. “Ze is medeverantwoordelijk voor de planning, zodat alle posten goed bezet zijn.”
Een belangrijk aandachtspunt in het traject was de opleiding. Binnen Davids team is opleiden namelijk de norm. “Iedere medewerker is verplicht opleidingen te volgen. Sterker nog: bij ons zitten mensen niet aan de balie voordat ze de leerlijn Basisvaardigheden Burgerzaken hebben doorlopen. Daar investeer ik bewust in en gelukkig heb ik daar ruim de middelen voor.”
Gemeente Soest stelt hoge eisen aan haar medewerkers en dus ook aan haar trainees. “Iedereen behaalt hier de officiële NVVB-certificaten, zonder uitzondering.” Aethon paste het traineeship daarop aan, zodat de certificering onderdeel werd van het traject. Dat betekent iets hogere kosten, maar het levert een medewerker op die na twee jaar klaarstaat met kennis, ervaring én papieren, volledig inzetbaar, vanaf dag één.
Het traineeship biedt meer dan alleen vakkennis. “Er is ook een generiek opleidingsprogramma, waarin trainees worden meegenomen door kennishouders om specialistische vakbekwaamheid op te doen. Dat maakt het juist interessant.” Voor David zit de meerwaarde vooral in de samenwerking. “Het is fijn om met een partij te werken die naar je luistert en met je meedenkt. Die openstaat voor suggesties. Dat vind ik bij Aethon.”
Juist omdat het vakgebied zo dynamisch is, is die samenwerking essentieel.
“Het werkveld is complex en continu in beweging. Er gebeurt veel. Wet- en regelgeving verandert voortdurend en wordt scherper. Soms krijg je regels die in de praktijk lastig uitvoerbaar zijn, maar je moet er wel mee aan de slag. Dan heb je partners nodig die met je meedenken.”
Voor David is een trainee geen goedkope oplossing voor personeelsproblemen. “Zet iemand niet alleen aan de balie omdat het druk is. Dan doe je jezelf en die persoon tekort.” In plaats daarvan pleit hij voor een brede aanpak. “Laat iemand verschillende onderdelen van het vak zien: huwelijken, naturalisaties, eerste inschrijvingen. Alleen zo ontdek je waar iemand in kan groeien.”
Hij benadrukt dat Burgerzaken vaak wordt onderschat. “Veel mensen denken: dat zijn de paspoorten en rijbewijzen. Maar dat is maar een klein deel. Wij doen aan heartbeat management. Het vak bestrijkt juridisch het hele leven, van geboorte tot dood.”
De resultaten in Soest zijn positief. De tweejarige periode loopt eind dit jaar af. De intentie is om Kirsten daarna in dienst te nemen als medewerker Burgerzaken. Vervolgens is het tijd om kleur te bekennen en een richting te kiezen voor verdere specialisatie. “Het zal waarschijnlijk een combinatie zijn, met ook baliediensten. Ik vind dat iedereen dat moet blijven doen om die vaardigheden vast te houden.”
Waar haar focus uiteindelijk komt te liggen, is nog open: “Kiest ze voor de burgerlijke stand, richt ze zich op de Basisregistratie Personen, of gaat ze zich verdiepen in eerste inschrijvingen en naturalisaties? Er is ontzettend veel mogelijk binnen het vak.”
Voor David is het duidelijk dat de aanpak met een traineeship toekomst heeft. “Als ik de financiële ruimte heb, doe ik dit zeker nog een keer.”
Zijn belangrijkste tip? “Ga het gewoon doen. En als dit spannend is of te duur, werk dan samen met andere gemeenten en pak het gezamenlijk op. In een regionaal traject kun je kosten delen én elkaar versterken.”
Volgens hem is vooruitkijken essentieel. “Het verloop binnen Burgerzaken is hoog. Er neemt een hele generatie afscheid, dus daar moet je nu op anticiperen. Wacht niet tot er een vacature ontstaat, maar leid mensen alvast op binnen je organisatie. Precies hoe jij wilt dat het vak wordt uitgevoerd.”
Met de inzet van gemotiveerde trainees helpt Aethon gemeenten om flexibel in te spelen op capaciteitsuitdagingen en toekomstige personeelsbehoeften. Van burgerzaken en het sociaal domein tot ondersteuning binnen bedrijfsvoering en dienstverlening: onze trainees brengen nieuwe energie, actuele kennis en een frisse blik. Ontdek hoe wij ook jouw gemeente kunnen versterken via Aethon.nl/opdrachtgevers/overheid.