Managementassistent

Ben jij een ervaren managementassistent die graag zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? Werk je nauwkeurig, houd je overzicht en krijg je energie van het ontzorgen van projectmanagers en projectteams? Dan is deze functie iets voor jou.

Als managementassistent ben je het eerste aanspreekpunt voor de projectmanager en projectleden die je ondersteunt. Je bent niet alleen uitvoerend bezig, maar denkt actief mee over wat er nodig is. Je kijkt vooruit, signaleert knelpunten en weet wanneer iets prioriteit heeft.

Geen dag is hetzelfde. De ene dag houd je je bezig met het plannen van complexe afspraken en het voorbereiden van een overleg, terwijl je de volgende dag een inkoopaanvraag regelt, een verslag uitwerkt of een werkbezoek organiseert.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Agendabeheer en het plannen van complexe afspraken;
• Voorbereiden van vergaderingen en controleren van vergaderstukken;
• Organiseren van overleggen, werkbezoeken en bijbehorende faciliteiten;
• Verzorgen van verslaglegging en bewaken van actiepunten;
• Uitvoeren van administratieve werkzaamheden rondom inkoop, zoals bestelaanvragen, offertes en opdrachtbrieven;
• Beheren en ordenen van documenten en vergaderstukken;
• Verzorgen van de dagelijkse secretariële ondersteuning van projectmanagers en projectleden;
• Meedenken over het verbeteren van de dienstverlening en ondersteuning binnen het team.

Je werkt daarbij met verschillende collega's en stakeholders. Goede communicatie is daarom belangrijk. Je weet wat er van je wordt verwacht, maar durft ook zelf initiatief te nemen wanneer je ziet dat iets beter of slimmer kan.

Als managementassistent ben je servicegericht, zorgvuldig en professioneel. Je vindt het vanzelfsprekend om vooruit te denken en weet hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden. Ook wanneer meerdere verzoeken tegelijk binnenkomen, houd jij het overzicht.

Daarnaast:

• Heb je minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding, bij voorkeur richting managementassistent of een vergelijkbare opleiding;
• Heb je minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie;
• Ben je digitaal vaardig en kun je goed overweg met Microsoft Office en Teams;
• Communiceer je duidelijk en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk;
• Kun je zelfstandig werken en weet je wanneer afstemming nodig is;
• Ervaring met hybride werken en ondersteuning op afstand is een pré.

Ervaring binnen de overheid of publieke sector is mooi meegenomen, maar vooral jouw organisatorische ervaring, zelfstandigheid en dienstverlenende instelling zijn belangrijk.

Je gaat aan de slag als managementassistent binnen een maatschappelijk relevante organisatie waar jouw werk direct bijdraagt aan belangrijke thema's voor de leefomgeving.

Je kunt rekenen op:

• Een functie van 32 tot 36 uur per week;
• Een salaris conform schaal 7 van de cao Waterschappen tussen 3178,- en 4066,-, afhankelijk van kennis en ervaring;
• Een professionele en collegiale werkomgeving;
• Een combinatie van werken op kantoor en vanuit huis;
• Begeleiding vanuit Aethon;
• De mogelijkheid om relevante ervaring op te doen binnen de publieke sector.

Bij Aethon geloven we in de kracht van talentvolle mensen die zich willen inzetten voor een toegankelijke en betrouwbare overheid. Daarom verbinden wij jou aan betekenisvol werk binnen gemeenten, waar je direct bijdraagt aan essentiële dienstverlening voor inwoners.

Voor ambitieuze starters hebben we een traineeship Burgerzaken en een traineeship Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH). In dit traject doe je praktijkervaring op bij de gemeente, werk je aan echte vraagstukken en volg je gerichte trainingen om je kennis en vaardigheden snel te ontwikkelen. Zo groei je uit tot een breed inzetbare professional met een sterke basis in de publieke sector. Maar ook wanneer je net bent afgestudeerd of toe bent aan een nieuwe stap zit je bij Aethon goed. Hier vind je een betrokken community waarin werkplezier en persoonlijke groei centraal staan.

Klaar om jouw carrière bij de gemeente een vliegende start te geven? Bekijk dan snel onze vacatures bij gemeenten en ontdek waar jij het verschil kunt maken!