Als ZZP’er in de zorg is het goed regelen van je administratie cruciaal voor een succesvolle praktijk. Een efficiënte administratie omvat het bijhouden van je financiën, het correct factureren, het registreren van je zorgdiensten en het voldoen aan belastingverplichtingen. Met de juiste tools, een consequente aanpak en een goede structuur kun je je administratie beheersbaar houden. Belangrijk is om regelmatig tijd vrij te maken voor administratieve taken en eventueel gebruik te maken van digitale oplossingen die speciaal zijn ontwikkeld voor zorgprofessionals. In dit artikel geven we je praktische tips en inzichten om je administratie als zelfstandige zorgverlener soepel te laten verlopen.
De administratie als ZZP’er in de zorg bestaat uit verschillende componenten die essentieel zijn voor een goed lopende praktijk. Het omvat zowel financiële administratie als zorginhoudelijke documentatie, waarbij beide aspecten nauwkeurig moeten worden bijgehouden.
De administratieve taken voor zelfstandige zorgprofessionals kunnen worden onderverdeeld in vier hoofdcategorieën:
| Administratief gebied | Belangrijkste taken |
|---|---|
| Financiële administratie | Boekhouding, inkomsten en uitgaven bijhouden, bankafschriften archiveren |
| Zorgadministratie | Cliëntendossiers, behandelplannen, voortgangsrapportages |
| Facturering | Opstellen en versturen van facturen, betalingsherinneringen |
| Belastingverplichtingen | BTW-administratie (indien van toepassing), omzetbelasting, inkomstenbelasting |
De zorgsector kent specifieke eisen voor administratie, zoals het werken met DBC’s (Diagnose Behandel Combinaties) of andere zorgdeclaraties. Als zorgprofessional moet je bovendien voldoen aan privacywetgeving (AVG) en zorgspecifieke regelgeving rond dossiervoering.
Je kunt ervoor kiezen om je administratie zelf te doen of delen uit te besteden. Veel ZZP’ers in de zorg kiezen voor een combinatie: ze houden zelf hun urenadministratie en facturering bij, maar besteden bijvoorbeeld de belastingaangifte uit aan een boekhouder.
Als zelfstandige zorgverlener is het bijhouden van een correcte financiële administratie niet alleen wettelijk verplicht, maar ook essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering. De Belastingdienst verwacht dat je je administratie zeven jaar bewaart.
Je financiële administratie bestaat uit:
Specifiek voor de zorgsector is het belangrijk om je zorgadministratie nauwkeurig bij te houden. Denk aan DBC’s, AGB-codes en andere zorgspecifieke gegevens die nodig zijn voor declaraties bij verzekeraars of voor verantwoording naar zorginstanties.
Voor het factureren gebruik je een oplopend factuurnummer en vermeld je duidelijk je KvK-nummer, BTW-nummer (indien van toepassing) en betalingsgegevens. Als zorgverlener ben je in veel gevallen vrijgesteld van BTW, maar dit hang af van het type zorg dat je verleent.
De belastingaangifte is voor veel ZZP’ers in de zorg een jaarlijks terugkerende uitdaging. Als zelfstandige doe je aangifte voor de inkomstenbelasting, waarbij je je winst uit onderneming opgeeft.
Voor zorgprofessionals is het belangrijk om te weten dat veel medische diensten zijn vrijgesteld van BTW. Dit betekent dat je geen BTW in rekening brengt bij je cliënten, maar ook geen BTW kunt terugvragen over je zakelijke uitgaven. De exacte regels voor BTW-vrijstelling in de zorg zijn specifiek en afhankelijk van het type zorg dat je verleent.
Veel voorkomende aftrekposten voor ZZP’ers in de zorg zijn:
| Aftrekpost | Toelichting |
|---|---|
| Zelfstandigenaftrek | Als je voldoet aan het urencriterium (1.225 uur per jaar) |
| Startersaftrek | Extra aftrek in de eerste drie jaar als starter |
| Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek | Bij investeringen in bedrijfsmiddelen |
| Werkruimte thuis | Onder strikte voorwaarden aftrekbaar |
| Beroepsspecifieke kosten | Medische literatuur, nascholingen, beroepskleding |
Voor een correcte aangifte is het bijhouden van een gedetailleerde urenregistratie essentieel. Deze dient als bewijs dat je voldoet aan het urencriterium voor de zelfstandigenaftrek. Overweeg om een boekhouder in te schakelen die ervaring heeft met ZZP’ers in de zorg voor een optimale belastingaangifte.
Het gebruik van de juiste software kan je administratie als ZZP’er in de zorg aanzienlijk vereenvoudigen. Een goed boekhoudprogramma bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.
Voor zorgprofessionals zijn er specifieke oplossingen die niet alleen de financiële administratie, maar ook de zorgadministratie kunnen ondersteunen:
Een interessante optie voor ZZP’ers in de zorg is het flexwerkplatform van Aelio. Dit platform helpt je niet alleen bij het vinden van opdrachten, maar biedt ook ondersteuning bij administratieve taken zoals facturering en snelle betalingen.
Kies software die past bij jouw specifieke situatie en zorgtaken. Sommige tools bieden integratie met verzekeraarssystemen of declaratieportalen, wat de administratieve last verder kan verlichten.
Het efficiënt regelen van je administratie als ZZP’er in de zorg begint met een goede werkplanning. Door structuur aan te brengen in je administratieve taken, voorkom je stress en achterstallig werk.
Hier zijn enkele praktische tips:
Voor je persoonlijke ontwikkeling en om up-to-date te blijven met de nieuwste kennis in je vakgebied, is het ook belangrijk om te blijven leren. Als je interesse hebt in het verbreden van je carrièremogelijkheden, kan werken in het speciaal onderwijs een waardevolle aanvulling zijn op je huidige ervaring in de zorg. Blijf je ontwikkelen met de opleidingen van SVOZ, die specifieke cursussen aanbieden voor zorgprofessionals.
Tot slot is het verstandig om regelmatig je administratie te evalueren en waar nodig bij te sturen. Wat werkt goed? Wat kost teveel tijd? Door je werkwijze te optimaliseren, kun je meer tijd besteden aan waar het echt om gaat: het leveren van goede zorg aan je cliënten.
Bij Aethon begrijpen we de uitdagingen die ZZP’ers in de zorg dagelijks tegenkomen. We zien dat een efficiënte administratie de basis vormt voor een succesvolle zelfstandige praktijk. Met onze ervaring in het verbinden van zorgprofessionals met passende opdrachten, helpen we je graag om je te focussen op wat jij het beste kunt: zorg verlenen. Terwijl jij uitblinkt in je vak, zorgen wij ervoor dat je toegang hebt tot de beste tools en kennis om je administratie te stroomlijnen.
