Foto: Sjors Massar Fotografie – Sigrid Lohmann (Gemeente Rijswijk) & Finn Verpaalen (Aethon)
Sigrid Lohmann werkt ruim 2,5 jaar bij de gemeente Rijswijk als teamleider Burgerzaken. “Wat ik niet wist toen ik hier begon, is dat verkiezingen dus het feestje van Burgerzaken is. Maar dat maakt niet uit, want ik heb een kei in huis: Savera Syed, onze beleidsmedewerker en projectleider verkiezingen.” Savera: “Ik doe dit werk inmiddels bijna zes jaar. Ik ben er midden in coronatijd in gerold, zonder ervaring, dus het was meteen leren in de praktijk. Inmiddels zijn we een goed ingespeeld team, met betrokken collega’s en een helder proces.” Sigrid voegt toe dat de coördinator en het hele team keihard werken aan de voorbereidingen en tijdens de verkiezingen. Zij is blij met haar team en kan erop vertrouwen dat overal aan wordt gedacht.
In Rijswijk wordt sinds 2023 centraal geteld: op de avond van de verkiezingen op lijstniveau, en de volgende ochtend op kandidaatniveau in een sporthal. “We hebben dertig toegankelijke stembureaus,” aldus Savera. “We zorgen voor inclusiviteit met stemmallen, hulpmiddelen voor slechthorenden, en we hebben een heel betrokken gemeenschap van jong tot oud.”
De grootste uitdaging zit ’s avonds na 21.00 uur, wanneer het tellen op lijstniveau begint. “Mensen die de hele dag op het stembureau hebben gezeten, zijn moe en willen naar huis,” zegt Sigrid. “Interne inzet is dan moeilijk op te schalen.” De uitdaging: op korte termijn een grote groep mensen inzetten die het telproces efficiënt en foutloos kunnen uitvoeren. Daarbij is betrouwbaarheid, snelheid en flexibiliteit essentieel.
Om de avondinzet goed te organiseren, schakelt Rijswijk Aethon in: deze flexpartner is gespecialiseerd in het leveren van gekwalificeerde tijdelijke krachten voor onder andere afdelingen Burgerzaken. Hun samenwerking is niet nieuw. Sinds Rijswijk in 2023 is overgestapt op het centrale tellen, werkt de gemeente structureel met het bedrijf samen. “Hun aanpak is professioneel, meedenkend en afgestemd op onze specifieke behoeften,” aldus Savera.
“Het fijne is dat zij ‘vers bloed’ leveren,” vult Sigrid aan. “Studenten en jonge mensen die er zin in hebben, fris zijn, en het leuk vinden om hieraan mee te doen.” Dat werkt goed. “We krijgen precies wat we nodig hebben,” zegt Savera. “En deze flexpartner regelt alles: van selectie tot uitleg op locatie. Daardoor kunnen wij ons bezighouden met het organiseren van de verkiezingsavond zelf.”
Het centraal tellen de volgende dag – in een grote sporthal – blijkt juist weer wel populair. Daarvoor melden collega’s zich graag aan, mede door de goede sfeer en de gezamenlijke lunch. “Dat verloopt altijd soepel.”
De samenwerking begint ruim voor de verkiezingsavond met een afspraak op locatie. “Dan stemmen we het aantal stemlocaties af, hoeveel tellers er per locatie nodig zijn en hoeveel reserves er standby moeten staan”, aldus Sigrid. We gebruiken daarvoor data van vorige verkiezingen: waar was het druk, waar viel het mee? Ook praktische details worden meegenomen. “Aethon denkt mee over alles,” zegt Sigrid. “Van reisroutes tot het feit dat er ’s nachts geen ov rijdt. Dat soort dingen zijn belangrijk, want stemmentellers moeten wel op tijd en veilig kunnen komen én weer naar huis,” zegt Savera.
Op de avond zelf melden de tellers zich bij de stembureauvoorzitter op de locatie. Daar krijgen ze de laatste uitleg over de telmethode. Het is de bedoeling dat iedereen binnen 15 tot 30 minuten volledig inzetbaar is. “Daar letten we scherp op,” vertelt Syed. “Want het tellen moet zorgvuldig en efficiënt verlopen.”
Tijdens de telling is er continu contact. Bij onverwachte drukte op bepaalde locaties kan Aethon extra mensen inzetten vanuit hun reserves. “We hebben weleens gehad dat er op een locatie met twee stemlokalen tegelijk veel kiezers waren. Dankzij een snel appje naar onze flexpartner konden er meteen extra tellers worden gestuurd,” aldus Sigrid. Die flexibiliteit is voor Rijswijk van grote waarde. “Ze denken niet alleen mee, maar handelen ook razendsnel. En ze weten wat er speelt in onze gemeente, omdat hun vestiging dichtbij zit en ze onze situatie kennen.”
Een belangrijk voordeel van de samenwerking is dat alle tellers zorgvuldig zijn gescreend. Daarmee is het risico op uitval of fouten aanzienlijk verkleind. “Het zijn studenten of jonge professionals, en die zijn juist aan het eind van de dag nog fris en gemotiveerd,” aldus Sigrid. “Ze melden zich vaak spontaan aan zodra bekend is dat er verkiezingen zijn. Voor hen is het een leuke bijverdienste, voor ons een waardevolle hulp.” Daarnaast zijn de lijnen kort. Aethon zit in de regio, kent de omgeving, weet waar de knelpunten zitten,” vult Sigrid aan. “Ze denken mee over locaties, ov, doorstroom – alles wat komt kijken bij zo’n avond.”
Het uiteindelijke doel van deze samenwerking is helder: het verkiezingsproces zo soepel mogelijk laten verlopen. Burgers moeten op laagdrempelige wijze hun stem kunnen uitbrengen en de uitslagen moeten tijdig verwerkt worden. Dankzij de inzet van de flexpartner verloopt het tellen vlekkeloos en worden uitslagen op tijd aangeleverd. “Voorheen was het soms nachtwerk, met tellers die om middernacht alsnog vertrokken omdat hun laatste trein ging,” vertelt Syed. “Sinds we met Aethon werken, hebben we dat probleem niet meer. Alles verloopt gestructureerd en op tijd.”
Na elke verkiezing volgt een evaluatie, zowel intern als met de flexpartner. Daarbij worden ervaringen gedeeld, eventuele verbeterpunten besproken en voorbereidingen getroffen voor volgende stemrondes. “We doen ook altijd navraag onder voorzitters van de stembureaus,” vertelt Sigrid. “Zij zijn steevast positief over de externe tellers: dat ze professioneel zijn, snel werken en prettig in de omgang zijn.” Dat de performance serieus wordt genomen, blijkt uit de continue verbetering van de logistiek en personeelsplanning. “Onze vaste accountmanager komt altijd zelf ook langs tijdens de avond om te kijken hoe het loopt. Die betrokkenheid maakt echt het verschil.”
Inmiddels is Rijswijk uitgegroeid tot een goed voorbeeld van hoe verkiezingsavonden efficiënt georganiseerd kunnen worden. De samenwerking met Aethon biedt niet alleen verlichting op de avond zelf, maar versterkt ook de organisatiekracht van Burgerzaken. Ook andere afdelingen binnen de gemeente, zoals Financiën, Jeugd Maatschappelijke Ontwikkeling (JMO) en Wmo maken gebruik van jong talent via Aethon. “Wij kunnen ons hierdoor volledig richten op onze kerntaken,” zegt Savera. “Zij zorgen voor de mensen, wij voor de organisatie.”
Rijswijk geeft collega-gemeenten graag een aantal praktische tips mee:
“Als het niet goed zou gaan, zouden we dat eerlijk zeggen,” besluit Sigrid. “Maar onze samenwerking met Aethon is een geoliede machine. We weten dat we kunnen vertrouwen op hun inzet en professionaliteit. En dat is precies wat je nodig hebt tijdens het belangrijkste democratische proces van het jaar.”
Wil je net als 150 andere gemeenten snel verzekerd zijn van extra capaciteit of expertise? You’re on! Klik hier voor meer informatie.
